Wie kann man Transaktionen aus Sessions erstellen?


Es ist wichtig zu wissen, was genau "Transaktionen" sind und wo der Unterschied zu "Rechnungen" liegt. Das haben wir hier für Sie zusammen gefasst.


TheraPsy wird besonders dann hilfreich, wenn es um die Verrechnung von Session geht. Das geht mit TheraPsy nämlich mit nur wenigen Klicks! Dieser Artikel beschreibt wie Sie aus durchgeführten Sessions eine Transaktion und Rechnung erstellen können und worauf es zu achten gilt.


Der Prozess

Folgende Schritte müssen befolgt werden, um eine Transaktion aus Sessions zu erstellen.


Schritt 1: 

  • Klicken Sie auf "Transaktion erstellen" in der Navigationsleiste links
  • Wählen Sie das Profil aus, für welches Sie eine Transaktion und Rechnung erstellen möchten
  • Wählen Sie die betroffenen Sessions in der Liste daneben aus

Schritt 2:

Überprüfen Sie Ihre Auswahl, indem Sie die Informationen rechts neben der Session-Liste überprüfen. Es wird die Anzahl der ausgewählten Sessions, die Daten der ersten und letzten Session, der Netto-Gesamtwert und die Gesamtdauer aller ausgewählten Sessions angezeigt. Diese Information sollte Ihnen helfen, mögliche Fehler vor dem Verrechnen zu finden und zu lösen.


Schritt 3:

Hier können Sie festlegen, ob Sie auch eine Rechnung (also das Excel-Dokument) erstellen möchten, oder ob Sie nur die Transaktion erstellen möchten. Darunter können Sie angeben, ob Sie die zu erstellende Rechnung anonymisieren möchten oder nicht.

Wiederum darunter können Sie angeben, ob die Transaktion bereits "jetzt bar bezahlt" wurde oder nicht. Das ist wichtig dies korrekt auf der Rechnung anzuführen.


Schritt 4: 
"Transaktion erstellen" klicken. Sofern Sie gültige Eingaben gemacht haben, können Sie mit einem Klick die Transaktion erstellen. Abhängig von Ihren Eingaben in Schritt 3 öffnen sich dann Excel-Rechnungen, welche Sie direkt drucken können. Zusätzlich wird unter "Einnahmen" in den Finanzen die neu erstellte Transaktion eingefügt.



Besondere Funktionen

Wenn in den Einstellungen der "Erweiterte Finanzen Modus" aktiviert ist, sehen Sie in Schritt 3 zwei weitere Optionen:

  1. Mehrwertsteuer verrechnen?: Hier können Sie den für Ihr Land üblichen Mehrwertsteuersatz aktivieren. In Deutschland sind das 19% und in Österreich 20%. Wenn Sie diese Option aktivieren, werden zu den angezeigten Preisen eben diese Prozentzahl an MwSt. hinzugerechnet. Dies ist für Dienstleistungen nützlich, welche nicht von der Mehrwertsteuer befreit sind (wie z.B. Vorträge, Coachings,...)
  2. Rechnung aufteilen?: Wenn diese Option aktiviert wird, können die ausgewählten Sessions mit zwei separaten Transaktionen verrechnet werden. Das ist z.B. dann nützlich, wenn die Person einen Selbstbehalt zahlen muss, und der Rest von einer Krankenkasse oder anderen Organisationen übernommen wird.
    "Rechnung 1" geht immer an das ausgewählte Profil und "Rechnung 2" wird an die eingegebenen Daten adressiert. Wie die Beträge genau aufgeteilt werden, können Sie auf drei Arten eingeben:
    1. Schieberegler: Sie können den Schieberegler mit der Maus einfach bewegen und so einstellen, welche Partei wie viel bezahlen muss.
    2. Preise in die zwei Textboxen direkt eingeben. 
    3. Prozentzahlen in die zwei Boxen eingeben. Wenn Sie z.B. in die erste Box "30%" eingeben, werden 30% des Totalbetrags mit der "Rechnung 1" verrechnet, und der restliche Betrag (70%) mit der zweiten Rechnung.

Rechnungsvorlagen

TheraPsy hat ein sehr ausführliches Vorlagensystem, welches Ihren Wünschen keine Grenzen setzt. Beim Erstellen einer Transaktion wird nach folgendem Muster die Vorlage gewählt:

  1. Zuerst wird überprüft, ob das ausgewählte Profil eine Standardvorlage hat. Standardvorlagen für Profile können unter "Profil ansehen" definiert werden. Wenn das Profil eine Standardvorlage hat, wird diese für die Rechnung verwendet. Sollte das Profil keine Standardvorlage definiert haben, wird Schritt zwei durchgeführt:
  2. TheraPsy verwendet dann die global aktivierte Vorlage, die im Vorlageneditor aktiviert ist. Sollten Sie keine eigenen Vorlagen hinzugefügt haben, verwendet TheraPsy einfach die von uns zur Verfügung gestellte Standardvorlage.