Wie kann ich Daten aus TheraPsy herausbringen?
Wenn Sie auf Ihre Daten Zugriff benötigen, ohne dazu TheraPsy zu nutzen, kann Ihnen die Export-Funktion helfen. Nahezu alle Daten in TheraPsy können mit Hilfe der Export-Optionen exportiert werden. Das geht von Protokollen über Audio-Dateien bis hin zu Jahresabschlüssen.
Wichtig: TheraPsy exportiert Daten immer unverschlüsselt! Die Excel-Dokumente, Audio-Dateien und alle anderen Dateien, welche die Export-Funktion erstellt, sind nicht verschlüsselt. Also bitte vorsichtig damit umgehen.
Verwendung der Funktion
Schritt 1: Auf "Dateien exportieren" klicken
Schritt 2: Betroffene Profile auswählen und Datumsbereich wählen
Schritt 3: Gewünschte Export-Optionen aktivieren
Schritt 4: Auf "Exportieren" klicken - Fertig
Exportmöglichkeiten
TheraPsy stellt Ihnen mehrere Optionen zum Datenexport zur Verfügung. Manche diese Optionen betreffen ausgewählte Profile in der Profil-Liste, andere sind "global" zu verstehen. Folgende Tabelle erklärt die einzelnen Optionen:
| Export Bezeichnung | Nur gewählte Profile? | Beschreibung |
| Session-Rechnungen | Ja | Diese Option exportiert alle Session-Rechnungen der ausgewählten Profile. Wenn ein Beleg bereits existiert, wird dieser exportiert anstatt einen neuen zu generieren. - Nicht-Anonym: Fügt den Namen, die Adresse und die Versicherungsnummer des Profils ein - Anonym: Schwärzt diese Zeilen und ersetzt den Namen mit dem Code-Namen |
| Audio Aufnahmen | Ja | Es werden alle gespeicherten Audio Aufnahmen der ausgewählten Profile exportiert und entschlüsselt, sodass diese geöffnet werden können. Die Dateien kommen dann jeweils in einen Unterordner, welcher den Namen des zugehörigen Profils trägt. |
| Session Dokumente | Ja | Es werden alle gespeicherten Sessiondokumente der ausgewählten Profile exportiert und entschlüsselt, sodass diese geöffnet werden können.
Die Dateien kommen dann jeweils in einen Unterordner, welcher den Namen des zugehörigen Profils trägt. |
| Kurzprotokoll | Ja | Alle Sessions der ausgewählten Profile werden chronologisch untereinander aufgelistet. Jede Session erhält eine Reihe, wobei die wichtigsten Informationen wie Datum, Dauer und Name aber auch eben die Kurzprotokolleinträge angezeigt werden. Dieser Export ist unteranderem für Ausbildungsteilnehmer optimiert und an das gewünschte Format angelehnt. Total wird ein Dokument erstellt. |
| Langprotokoll | Ja | Es werden alle gespeicherten Langprotokolle in einzelne Excel-Dokumente gespeichert. Inhalte sind: Alle Lang-Protokolle der Session und weitere Informationen zum Profil und zur Session selbst (Datum etc.) Pro Session aller ausgewählten Profile wird ein Dokument generiert. |
| Bestätigung | Ja | Die Bestätigung ist ein Dokument, welches die Akten eines Profil kompakt zusammenfasst. Es werden neben den Kontaktdaten des Psychotherapeuten und des Profils, Angaben über die Anzahl der Sessions, Gesamtausgaben, erste Session, letzte Session und sämtliche ICD10 Diagnosen gemacht. Die ICD10 Diagnosen enthalten das Ausstelldatum, den Namen der ausstellenden Person, den ICD10 Code und die exakte Definition des ICD10 Codes. Pro ausgewähltes Profil wird hier ein Dokument erstellt. |
| Finanz-Zusammenfassung | Nein | Um den Jahresabschluss / Monatsabschluss zu erleichtern, kann hier eine komplette Liste sämtlicher Transaktionen exportiert werden. Es entsteht eine Liste nach Referenznummern sortiert mit den wichtigsten Informationen wie Datum, bezahlende / begünstigte Person, bezahlt (Ja/Nein/Datum), Status, und Ref. Nr.. Ebneso beinhaltet das Dokument eine Liste sämtliche offener (nicht bezahlter) Transaktionen. Über den Datums-Filter kann eingestellt werden aus welchem Zeitraum die Transaktionen exportiert werden. Es wird total ein Dokument erstellt. |
| Alle Rechnungen | Nein | Es werden alle Transaktionen exportiert. Diese Dateien werden dann abhängig davon, ob es sich um einen Einnahme oder Ausnahme handelt, entsprechend in dem Ordner "Alle_Rechnungen_Einnahmen" bzw. "Alle_Rechnungen_Ausgaben" gespeichert. Es gilt zu beachten, dass aus rechtlichen Gründen keine Rechnungen generiert werden dürfen, wenn die Transaktion eine Ausgabe ist. In diesem Fall wird nur ein Beleg exportiert, wenn dieser manuell hinzugefügt wurde. |
| BMD Export | Nein | BMD ist in Österreich eines der meist verwendeten Programme für die Steuerberatung. Nahezu alle SteuerberaterInnen in Österreich können dieses Dateiformat importieren. Es werden sämtliche Transaktionsdaten im BMD-Format exportiert, welches SteuerberaterInnen per Knopfdruck importieren können. So wird beim Jahresabschluss viel Zeit und damit Geld gespart. Fragen Sie auch Ihren Steuerberater/Ihre Steuerberaterin ob dieses Format importiert werden kann. |
| Protokolle als Textdateien | Ja | Hier werden die Kurz und Langprotokolle als einfache Text-Dateien exportiert. Dies ist vorallem bei höchst komplexen Session-Vorlagen hilfreich. |
Exportvorlagen
Alle Exporte, welche Excel-Dokumente produzieren, verwenden Excel-Vorlagen, welche personalisiert werden können. Ähnlich wie bei den Rechnungsvorlagen kann man die Excel-Exporte an komplett eigene Wünsche anpassen. Mehr dazu finden Sie im entsprechenden Artikel in den Einstellungen.