Dieser Artikel beschreibt wie Sie in TheraPsy Ihre Einnahmen und Ausgaben verwalten können.

Die zwei Reiter "Einnahmen" und "Ausgaben" sind genau gleich aufgebaut und beinhalten alle die selben Informationen. Deshalb wird nur der "Einnahmen" Reiter detailliert beschrieben.

Aufbau

Diese Funktion ist grob in zwei Teile einteilbar. Den größten Teil des Bildschirms nimmt die Einnahmen-Liste selbst ein. Hier werden alle Transaktionen aufgelistet. Darunter befindet sich die Transaktionsansicht der aktuell ausgewählten Transaktion. Hier befinden sich dann die Details und ein paar Optionen zu dieser Transaktion.

Die Liste

In der Liste werden alle Transaktionen aufgelistet. Es gibt ein paar Unterschiedliche Spalten:

• Erste Spalte: In der ersten Spalte wird ein Zeichen angezeigt, ob die Transaktion unbezahlt, bezahlt oder bereits überfällig ist. Unbezahlte Transaktionen haben kein Symbol, überfällige Transaktionen werden mit einem orangen Rufzeichen angezeigt und bezahlte Transaktionen bekommen einen kleinen Haken.
• Herkunft: Diese Spalte gibt an wer die zahlende Person ist. Im Ausgabenreiter wird hier die Begünstige Person angezeigt.
• Betrag: Der Betrag der Transaktion. Hier wird immer der Brutto-Betrag angezeigt. Das ist allerdings nur relevant, wenn Sie Mehrwertsteuer in TheraPsy verwenden.
• Typ: Transaktionen in TheraPsy können unterschiedliche Typen haben. Transaktionen, welche unter "Transaktion erstellen" aus Session erstellt werden, haben immer den Typ "Sessiontransaktion". Alle anderen Transaktionen haben die jeweiligen Typen, welche beim erstellen unter "Transaktion hinzufügen" definiert wurde.
• Datum: Das Erstellungsdatum der Transaktion
• Status: Der Status der Transaktion. Folgende Statusse sind möglich:
  • Nicht bezahlt
  • Bezahlt am [Datum]
  • Storniert am [Datum]
• Zahlungsart: Gibt an wie die Transaktion bezahlt wurde. Mögliche Werte sind: Bar, Unbar oder "Bar (HelloCash)". Der letzte Wert wird angezeigt, wenn die Transaktion in der integrierten HelloCash - Registrierkasse hinterlegt wurde.
• Referenznummer: Die Referenznummer der Transaktion. Dieser Wert ist für jede Transaktion einzigartig und lückenlos. 

Wenn ein Element in der Liste ausgewählt wird, wird die Transaktion unten in der Detail-Ansicht angezeigt.

Kontext-Menu in der Transaktionsliste

Mit einem Rechtsklick auf eine Transaktion in der Liste können ein paar spezielle Funktionen verwendet werden

Verfügbar sind folgende Funktionen:

1. Rechnung per Email senden: Diese Funktion öffnet das Email-Standardprogramm mit einem vorausgefüllten Text und fügt die Rechnung als PDF Dokument im Anhang ein, oder sendet direkt eine E-Mail über einen TheraPsy-Server. Welche Aktion ausgeführt wird, kann in den Einstellungen unter "Finanzen" definiert werden. Standardmäßig öffnet sich das lokale Email-Programm, sodass man die Mail selbst versenden kann.
2. Rechnung als "versendet" markieren: Wenn man die Rechnung irgendwie anders versendet hat, kann man das hier entsprechend markieren. So kann man sich selbst erinnern, dass man die Rechnung bereits verschickt hat. Bereits als "versendet" markierte Transaktionen werden entsprechend angezeigt.
3. Excel-Rechnung in Pdf konvertieren: Diese Funktion konviert das Excel-Dokument in ein Pdf.
4. Rückgängig machen: Diese Funktion erlaubt es unter bestimmten Umständen die Transaktion rückgängig zu machen. Weitere Details hierzu finden Sie etwas weiter unten.

Transaktionen Rückgängig machen

Diese Funktion erlaubt es Transaktionen rückgängig zu machen. Dies ist allerdings nur unter folgenden Bedingungen möglich: Die Transaktion:

1. muss die letzt erstellte sein
2. muss während der aktuellen TheraPsy Sitzung erstellt worden sein
3. darf nicht als “bezahlt” markiert sein
4. darf nicht per Registrierkasse verrechnet sein
5. darf nicht storniert sein
6. darf keine Stornorechnung sein

Andersrum formuliert, kann eine Transaktion nur dann rückgängig gemacht werden, wenn Sie die zuletzt hinzugefügte ist, nicht als bezahlt markiert, nicht per Registrierkasse verbucht und alles außer eine Storno Rechnung ist.

Wenn eine Transaktion rückgängig gemacht wird, wird die Transaktion und sämtliche Rechnungen entfernt und die Referenznummer wieder freigegeben. Wenn es sich um eine Session-Transaktion handelt, werden die entsprechenden Sessions wie beim Stornieren wieder freigegeben.

Transaktion-Detailansicht

Wenn der "erweiterte Finanzenmodus" nicht aktiv ist, werden die Mehrwertsteuer-relevanten Informationen ausgeblendet.

Die Transaktion Detail-Ansicht erlaubt es Transaktionen als "bezahlt" zu markieren, zu stornieren, Notizen hinzuzufügen, Rechnungen zu bearbeiten und mehr.

Wenn der "Edit" Knopf geklickt wird, kann man die Transaktion bearbeiten:

Man kann die involiverten Personen (Herkunft & Begünstigte) verändern und die Transaktion "als bezahlt" markieren. Dazu klickt man auf "Bezahlt markieren" im Edit-Modus, wonach sich folgendes Popup öffnet:

Hier kann man links zuerst das Bezahldatum eingeben, und dann definieren ob die Transaktion unbar oder bar bezahlt wurde.

Transaktionen stornieren

Wenn eine Transaktion storniert werden soll, hilft dabei dieser Button. Das Stornieren einer Transaktion bewirkt, dass eine „umgedrehte“ Version der Originaltransaktion hinzugefügt wird. So bleibt die Reihenfolge der Referenznummern immer lückenfrei. Das Stornieren gibt die jeweiligen Sessions wieder für neue Transaktionen frei. Aus einer stornierten Einnahme wird eine Minus-Einnahme generiert, welche den Wert der Einnahme aufhebt. Dementsprechend findet man die Stornotransaktion in der selben Liste.

Eine Transaktion kann nur ein Mal storniert werden. In den Notizen wird ein Eintrag hinzugefügt, wann und mit welcher Transaktion die zu stornierende Transaktion storniert wurde.

Rechnungen bearbeiten

Wenn eine Transaktion noch keine Rechnung hat, wird Folgendes angezeigt:

Die oberen beiden Schaltflächen erlauben es eine Rechnung zu generieren - genau gleich wie das die Funktion "Transaktion erstellen" tun würde. Der Knopf "Rechnung hinzufügen" erlaubt es ein existierendes Dokument als Rechnung auszuwählen. So können Sie z.B. Rechnungen von anderen Geschäften in TheraPsy speichern lassen.

Wenn eine Transaktion bereits eine Rechnung besitzt, sieht das so aus:

Die oberen beiden Schaltflächern erlauben es die Rechnung entweder anonym oder nicht-anonymisiert zu öffnen. Der unterste Knopf "Rechnung löschen" löscht das verknüpfte Dokument. Wichtig: Es wird nicht die ganze Transaktion, sondern nur die Rechnung gelöscht.