Die "Session hinzufügen" Funktion erlaubt es Ihnen Sessions für ein Profil zu erstellen und zu
Dokumentieren.
Das Hinzufügen einer neuen Session besteht grundsätzlich aus fünf Schritten:
- Profil auswählen
- Meta-Daten (Datum, Uhrzeit etc.) eingeben
- Protokolle ausfüllen
- Details/Speichern ausfüllen (Informationen zur Buchhaltung)
- Hinzufügen klicken
Die einzelnen Schritte und alle wichtigen Details werden im Folgenden genauer beschrieben.
1. Profil auswählen
Da Sessions zu Profilen gespeichert werden, muss man zuerst ein Profil auswählen. Sobald man in der Profilliste ein Profil gewählt hat, wird auch der Name der zukünftigen Session (am oberen Teil des Bildschirms - "MaMu83 (Bsp)_14_30.4.2021" im Bild) aktualisiert.
2. Meta-Daten eingeben
Die Meta-Daten einer Session sind Informationen wie z.B. das Datum, die Uhrzeit, Dauer etc.
 | Konkret kann man folgende Daten spezifizieren:
Unter diesen Eingabemöglichkeiten werden die Profilziele des ausgewählten Profils angezeigt. Somit wird man erinnert, im Protokoll den Fortschritt zu den definierten Zielen festzuhalten. Diese Profilziele können unter "Profil ansehen" definiert werden. |
3. Protokolle ausfüllen
Zum Dokumentieren von Sessions gehört natürlich das Protokollieren dazu. Der Hauptteil dieser Funktion sind die Protokollfenster. Die oberen Reiter unterscheiden zwischen „Kurzprotokolle“ und „Langprotokolle“. Die Anzahl und Überschriften können in den Einstellungen unter „Protokolle“ personalisiert werden.
Das Kurzprotokoll dient dabei zur gesetzlichen Pflichtdokumentation. Das sind die Protokolle, auf die die Person jederzeit Einsicht fordern kann. TheraPsy stellt dafür einen eigenen Export zur Verfügung, sodass diesem Wunsch mit einfachen Klicks nachgekommen werden kann.
Die Langprotokolle dienen zur persönlichen Dokumentation. Auch hier können die Überschriften und die Anzahl der Fenster angepasst werden. Diese Art von Protokollen dient zur detaillierten Dokumentation von persönlichen Gedanken und anderen Informationen, welche den Klienti:innen nicht einsehbar sind.
Wenn ein größeres Fenster von Vorteil ist, kann mit dem kleinen Knopf mit den nach außen zeigenden Pfeilen im Eck jeder Protokollbox maximiert werden. Mit einem erneuten Klick darauf wird dieses wieder minimiert.
Textformatierung in Protokollen
In TheraPsy können Protokolle formatiert werden. Dazu erscheint bei korrekter Einstellung über den Protokollfenstern eine Werkzeugleiste, welche die verfügbaren Funktionen anbietet. So können Texte fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen
In den Einstellungen kann die Rechtschreibüberprüfung aktiviert werden. In der Windows Version können verschiedene Computer unter Umständen Probleme mit dieser Funktion haben, sodass die Tipp-Geschwindigkeit eingeschränkt ist. Sollte das Tippen dadurch unbrauchbar werden, kann man die formatierbaren Protokollfenster in den Einstellungen → Sessions abschalten, und es werden normale, nicht formatierbare Protokollfenster angezeigt, welche etwas flüssiger zu bedienen sind.
Session-Protokoll-Vorlagen
Die Textboxen in den Vorlagen können sehr stark personalisiert werden. Es können nicht nur Textboxen, sondern auch Auswahlboxen, Filterelemente etc. eingefügt werden. Einen detaillierten Artikel dazu finden Sie hier.
4. Details ausfüllen
Im dritten Reiter namens "Details" kann man noch ein paar weitere Informationen zur Session angeben.
Am wichtigsten ist vermutlich die Dienstleistungsbezeichnung der Session. Rechnungen müssen für eine Dienstleistung eine offizielle "Dienstleistungsbezeichnung" haben. Diese kann hier definiert werden. Die letzte gewählte Dienstleistungsbezeichnung wird pro Profil gespeichert und automatisch eingefügt, wenn dieses Profil ausgewählt wird. Die Dienstleistungsbezeichnung wird auch auf Rechnungen zu dieser Session gedruckt.
Des Weiteren können "Beurteilungen" definiert werden. Grundsätzlich können bei den Beurteilungen drei Zahlenwerte zwischen 1 – 10 definiert werden, welche später für analytische Zwecke verwendet werden können. Wie diese benutzt werden, kann individuell entschieden werden. Ein Vorschlag wäre es zB., die erste Benotung (B1) für die Phasen der Therapie zu benutzen und B2 und B3 für andere bewertbare Faktoren wie z.B. „Wie geht es dem Klienten/der Klientin?“. Diese Beurteilungen können unter „Profil ansehen“ analysiert werden. Die Texte der Beurteilungen können in den Einstellungen unter "Einstellungen" → "Sessions" → "Beurteilungsnamen" geändert werden (siehe Punkt 6 unter Einstellungen | Sessions).
Als Drittes kann ein "Kontingentkonto" definiert werden. Wenn ein Profil ein oder mehrere Kontingente hat, werden diese hier zur Auswahl angeboten. Neben dem Kontingentname wird auch die Anzahl an zur Verfügung stehenden Kontingente angegeben. Kontingente hinzufügen kann man unter Profil ansehen | Kartei.
Um einen Fahrtenbucheintrag automatisch hinzuzufügen, können unter “Details” auch gefahrene Strecken, Start und Zielort eingetragen werden. Wenn einem Profil ein Mal eine Fahrt zu einer Session hinzugefügt wurde, wird bei der nächsten Session automatisch derselbe Eintrag vorgeschlagen. Die gefahrene Strecke kann auch in Rechnungen mit verrechnet werden. Es ist zu beachten, dass diese Option nur sichtbar ist, wenn das Fahrtenbuch in den Einstellungen aktiviert wurde.